Gdy spółka prowadzi działalność poza UE, jednak sprzedaje towary lub oferuje usługi w Danii, wyznaczenie duńskiego przedstawiciela podatkowego staje się wymogiem.
Wiele krajów europejskich wymaga od firm spoza UE wyznaczenia lokalnego przedstawiciela do obsługi ich obowiązków w zakresie rejestracji VAT. Przedstawiciel ten będzie zarządzał sprawami związanymi z podatkiem VAT w Danii i dzielił odpowiedzialność za przestrzeganie duńskich wymogów dotyczących podatku VAT. Ogólnie rzecz biorąc, przedstawiciel fiskalny bierze na siebie część solidarnej odpowiedzialności za zobowiązania spółki w zakresie podatku VAT.
To, czy przedstawiciel podatkowy w Danii jest potrzebny, zależy od lokalizacji geograficznej firmy. Jeśli spółka musi zarejestrować się jako podatnik VAT w innym kraju ze względu na prowadzoną działalność gospodarczą, konieczne może być wyznaczenie lokalnego przedstawiciela podatkowego.
Przedstawicielstwo fiskalne – informacje ogólne
Usługa przedstawicielstwa podatkowego polega na tym, że jedna firma reprezentuje inną, która zamierza importować swoje towary do Unii Europejskiej. Takie rozwiązanie pozwala firmie importującej skuteczniej poruszać się w zawiłościach przepisów UE i wymogów zgodności.
W Unii Europejskiej obowiązuje szczególny podatek znany jako podatek od wartości dodanej (VAT). Przepisy UE wymagają od firm ustanowienia fizycznej obecności w UE w celu skutecznego zarządzania procedurami VAT w urzędach celnych. Wymóg ten zapewnia właściwą zgodność z obowiązkami podatkowymi podczas procesu importu.
Zarządzanie deklaracjami VAT i przekazywanie władzom niezbędnych kwot VAT wchodzi w zakres reprezentacji VAT. Dodatkowo usługa ta obejmuje składanie wymaganych europejskich deklaracji sprzedaży Intrastat w stosownych przypadkach, zapewniając zgodność z obowiązkami regulacyjnymi.
Reprezentację podatkową można podzielić na dwie podstawowe kategorie: ogólną i ograniczoną.
Dla firm zajmujących się importem towarów do Danii, ogólna reprezentacja podatkowa jest podstawowym rozwiązaniem, zwłaszcza gdy ograniczona reprezentacja podatkowa jest niepraktyczna. Taka sytuacja często ma miejsce w przypadku transakcji z udziałem innych państw członkowskich UE lub importu towarów spoza Unii Europejskiej.
Zezwolenie na podstawie art. 23, wydawane przez duńskie organy podatkowe, umożliwia firmom stosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia VAT w imporcie. Oznacza to, że podatek VAT nie musi być rozliczany w momencie importu i może być wykazany w deklaracji VAT. Zezwolenie to jest jednak dostępne wyłącznie dla firm spoza Danii, które wyznaczyły generalnego przedstawiciela podatkowego.
Rolę generalnego przedstawiciela podatkowego pełni duński podmiot odpowiedzialny za zarządzanie wszystkimi transakcjami związanymi z podatkiem VAT w imieniu zagranicznej spółki działającej w Danii. Stanowisko to często zajmują agenci celni, firmy logistyczne lub księgowi, ponieważ ich zadaniem jest obsługa logistyki i zapewnienie zgodności z duńskimi przepisami dotyczącymi podatku VAT. Ponadto, generalny przedstawiciel podatkowy musi udzielić poręczenia duńskim organom podatkowym, zazwyczaj w wysokości podatku VAT, który spółka zagraniczna ma być winna w danym kwartale.
Odpowiedzialność przedstawiciela wykracza jednak poza samą kwotę poręczenia, ponieważ organy podatkowe mogą dokonać ponownej oceny płatności podatku VAT za ostatnie pięć lat. Ponowna ocena może skutkować odpowiedzialnością, która może być nawet pięciokrotnie wyższa od pierwotnej kwoty poręczenia. Aby zmniejszyć to ryzyko, generalni przedstawiciele podatkowi często żądają odpowiedniego zabezpieczenia od swoich zagranicznych klientów.
Uprawnienia ograniczonego przedstawiciela podatkowego sprowadzają się do reprezentowania spółki niebędącej rezydentem w zakresie importu towarów bez zapłaty podatku VAT i późniejszej dostawy tych towarów. Ten rodzaj przedstawicielstwa jest korzystny w przypadku szeregu działań, w tym zarówno frachtu morskiego, jak i lotniczego.
Umożliwiając import towarów do UE bez natychmiastowej zapłaty importowego podatku VAT, ograniczona reprezentacja podatkowa oferuje znaczącą przewagę płynnościową. Przedstawiciel podatkowy z ograniczonymi uprawnieniami może działać wyłącznie w imieniu spółki niebędącej rezydentem w celu importu towarów i czerpania późniejszych korzyści związanych z tymi towarami.
Dodatkowo, pojedyncza licencja udzielona przez ograniczone przedstawicielstwo podatkowe ułatwia proste włączenie nowych klientów w ramach istniejącego upoważnienia. Takie podejście pozwala nam działać jako agenci podatkowi dla firm importujących produkty do UE.
Korzystając z przedstawicielstwa podatkowego, Twoja firma może uzyskać wsparcie w budowaniu konkurencyjnej pozycji w Unii Europejskiej.
Kiedy należy zarejestrować się jako podatnik VAT w Danii?
Kryteria rejestracji VAT w Danii są ściśle zgodne z kryteriami obowiązującymi w innych państwach członkowskich UE, dzięki harmonizacji przepisów dotyczących podatku VAT w całej Unii Europejskiej. Rejestracja VAT w Danii jest wymagana w kilku sytuacjach, w tym:
- Oferowanie usług podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT.
- Prowadzenie sprzedaży i zakupów towarów w Danii lub sprzedaż towarów z Danii do innych krajów.
- Import towarów do innych krajów UE za pośrednictwem Danii.
- Organizowanie wydarzeń na żywo.
- Przechowywanie towarów w Danii.
- Otrzymywanie usług na zasadzie odwrotnego obciążenia, gdy firma nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT.
Ponadto zagraniczne firmy dokonujące transakcji między przedsiębiorstwami a konsumentami (B2C) w Danii muszą zarejestrować się jako podatnicy VAT, jeśli ich sprzedaż przekracza próg sprzedaży wewnątrzwspólnotowej i nie rozliczają podatku VAT za pośrednictwem systemu VAT One-Stop Shop (OSS).
Firmy, które wygenerowały mniej niż 50 000 DKK przychodu w ciągu ostatnich 12 miesięcy, nie są zobowiązane do rejestracji VAT w Danii, choć mogą się na to zdecydować. Z drugiej strony, jeśli przychody firmy przekraczają 50 000 DKK i nie jest ona jeszcze zarejestrowana jako podatnik VAT, musi jak najszybciej dokonać rejestracji. Ponadto przedsiębiorstwa, które spodziewają się osiągnąć ten próg przychodów, powinny zarejestrować się do celów VAT co najmniej 8 dni przed rozpoczęciem działalności.
Podmioty lub osoby fizyczne zaangażowane w działalność zwolnioną z podatku VAT zgodnie z duńskim prawem nie są zobowiązane do rejestracji. Typowe przykłady takich zwolnień obejmują:
- usługi edukacyjne,
- usługi opieki zdrowotnej, takie jak opieka medyczna i stomatologiczna,
- usługi finansowe, w tym bankowość i ubezpieczenia,
- działalność kulturalna, która obejmuje pewne rodzaje sztuki i rozrywki,
- organizacje charytatywne oferujące określone usługi społeczne.
Dodatkowo, niektóre małe przedsiębiorstwa rolne mają możliwość wyboru zryczałtowanego systemu VAT zamiast standardowej rejestracji VAT, co upraszcza ich obowiązki w zakresie tego podatku. Ważne jest, aby wspomnieć, że chociaż podmioty te nie są zobowiązane do rejestracji do celów VAT, nadal mogą zdecydować się na to dobrowolnie, jeśli okaże się to korzystne dla ich działalności.
Aby zakończyć proces rejestracji VAT w Danii, zagraniczni przedsiębiorcy mogą wypełnić formularz na stronie virk.dk. Po pomyślnej rejestracji otrzymają duński numer VAT, znany jako DK-nummer, który zostanie wysłany na podany adres pocztowy.
Jeśli firma działa poza Danią i oferuje towary lub usługi podlegające opodatkowaniu w kraju, może być zobowiązana do uzyskania rejestracji VAT nierezydenta. Obowiązek ten jest zgodny z dyrektywą UE w sprawie podatku VAT, która wymaga od zagranicznych firm zarejestrowania się jako podatnik VAT w określonych okolicznościach w celu zgłaszania transakcji podlegających opodatkowaniu i deklarowania obowiązujących opłat VAT.
Wybór przedstawiciela podatkowego
Wyznaczenie duńskiego przedstawiciela podatkowego może być konieczne dla zagranicznej spółki prowadzącej w Danii transakcje podlegające duńskiemu podatkowi VAT.
Przedstawiciel podatkowy z siedzibą w Danii jest obowiązkowy. Wymóg ten dotyczy wszystkich firm spoza Unii Europejskiej, które angażują się w transakcje podlegające opodatkowaniu w Danii, w tym:
eksport towarów z Danii do krajów spoza UE,
zakup towarów dostarczanych w Danii z państw członkowskich UE,
import towarów z krajów spoza UE do Danii,
dostawy towarów między przedsiębiorstwami (B2B) z Danii do państw członkowskich UE,
dostawy towarów i usług między przedsiębiorstwami a konsumentami (B2C) do duńskich osób fizycznych, w tym transakcje przeprowadzane za pośrednictwem rynków.
Przedstawiciel podatkowy z siedzibą w Danii będzie zarządzał w imieniu spółki jej zobowiązaniami z tytułu podatku VAT wobec duńskich organów podatkowych. Rola ta obejmuje składanie deklaracji VAT, dokonywanie płatności VAT, wnioskowanie o zwrot VAT i przeprowadzanie audytów podatkowych.
Ponadto ważne jest, aby zrozumieć, że europejscy partnerzy – tacy jak dostawcy, dostawcy, klienci i rynki – często odmawiają współpracy z firmami spoza Europy, które nie wyznaczyły przedstawiciela podatkowego w Danii, postrzegając to jako zbyt ryzykowne dla ich działalności.
Niewyznaczenie przedstawiciela podatkowego może prowadzić do znacznych kar nałożonych przez duński organ podatkowy i sprawia, że firmy nie kwalifikują się do zwrotu podatku VAT.
Jakie usługi obejmuje duńskie przedstawicielstwo podatkowe?
Usługi reprezentacji podatkowej obejmują następujące elementy:
- Pomoc w odzyskiwaniu duńskiego podatku VAT zapłaconego od zakupów lokalnych, w tym przygotowywanie i składanie wniosków o zwrot podatku VAT dla firm niebędących rezydentami.
- Przygotowywanie i składanie okresowych deklaracji VAT do duńskich organów podatkowych (SKAT).
- Zapewnienie zgodności z lokalnymi przepisami dotyczącymi fakturowania, obsługi podatku VAT, protokołów księgowych oraz raportowania i płatności podatku VAT.
- Zarządzanie zapytaniami i kontrolami podatkowymi prowadzonymi przez lokalne organy VAT.
- Pomoc zagranicznym firmom w rejestracji VAT w Danii.
- Obsługa płatności podatku VAT należnego duńskim organom podatkowym w imieniu zagranicznej spółki.
- Dostarczanie niezbędnych raportów i dokumentacji wymaganej przez duńskie organy podatkowe, w tym rocznych deklaracji i wszelkich dodatkowych obowiązków sprawozdawczych.
- Zapewnienie „zgodności VAT” z krajowymi przepisami podatkowymi.
- Pełnienie funkcji pośrednika między spółką zagraniczną a duńskimi organami podatkowymi.
Firmy wymagające przedstawicielstwa podatkowego w Danii
Ocena obowiązków w zakresie zgodności i odpowiednia rejestracja przed rozpoczęciem jakichkolwiek transakcji podlegających opodatkowaniu jest konieczna dla wszystkich firm działających w Danii.
Firmy angażujące się w transakcje podlegające opodatkowaniu w Danii są zobowiązane do zarejestrowania się jako płatnicy VAT, zgłaszania transakcji podlegających opodatkowaniu i odprowadzania podatku VAT. Podczas gdy firmy w Unii Europejskiej mają możliwość obsługi tych procesów niezależnie lub za pośrednictwem agenta podatkowego, te zlokalizowane poza Unią Europejską muszą korzystać z usług przedstawiciela podatkowego w celu spełnienia obowiązków administracyjnych.
Przedstawiciel podatkowy musi zostać wyznaczony w Danii przez firmy zlokalizowane poza UE. Ponieważ przedstawiciel ponosi wspólną odpowiedzialność ze spółką niebędącą rezydentem, klient może być zobowiązany do zapewnienia gwarancji bankowej lub depozytu zabezpieczającego na rzecz przedstawiciela.
Firmy zlokalizowane w UE, a także w Norwegii, Grenlandii, na Wyspach Owczych i Islandii, mogą zdecydować się na rejestrację bezpośrednio w odpowiednich lokalnych organach VAT. Chociaż zatrudnienie duńskiego przedstawiciela podatkowego nie jest obowiązkowe, firmy niebędące rezydentami mogą zdecydować się na powierzenie często skomplikowanych i czasochłonnych zadań lokalnemu przedstawicielowi.
Adres odpowiedniej firmy zostanie podany w siedzibie naszego biura, a my zajmiemy się wszystkimi formalnościami w języku duńskim, zarządzając jednocześnie całą komunikacją z lokalnymi władzami. Należy wspomnieć, że koszt tej usługi jest niższy dla firm z siedzibą w UE, ponieważ nie podlegają one wspólnej odpowiedzialności.
Dlaczego warto wybrać przedstawiciela podatkowego w Danii?
Bezpośrednia rejestracja VAT w Danii nie jest dostępna dla firm spoza Europy; zamiast tego są one zobligowane do działania za pośrednictwem duńskiego przedstawiciela VAT. Przedstawiciel ten, zwykle lokalna firma, działa w imieniu firmy niebędącej rezydentem z lokalnymi organami VAT. Są oni odpowiedzialni za zapewnienie zgodności ze wszystkimi obowiązkami w zakresie podatku VAT, nawet tymi, które mogły nie zostać im przekazane. W związku z tym przed wyrażeniem zgody na reprezentację mogą wymagać od Ciebie depozytu, takiego jak gwarancja bankowa.
W Danii zagraniczne firmy mogą wejść na rynek poprzez reprezentację podatkową, co pozwala im ominąć koszty i wyzwania związane z założeniem firmy. Proces ten polega na uniknięciu konieczności tworzenia struktury korporacyjnej i obsługi odrębnych praktyk księgowych.
Podczas gdy firmy europejskie nie muszą wyznaczać duńskiego przedstawiciela ds. VAT, mają one możliwość zaangażowania agenta do zarządzania sprawami podatkowymi z lokalnymi władzami, co usprawnia dokonywanie transakcji. W takich przypadkach gwarancja bankowa nie jest konieczna. Niemniej jednak, firma pozostaje w pełni odpowiedzialna za wypełnianie swoich obowiązków w zakresie podatku VAT.
Przedstawiciel VAT nadzoruje całą operację z zagranicy, zarządzając wszystkimi obowiązkami związanymi z podatkiem VAT wymaganymi przez duńskie organy podatkowe. Obejmuje to między innymi uzyskanie numeru VAT, składanie okresowych deklaracji i płatności VAT oraz obsługę wniosków o zwrot podatku VAT.
Oprócz wypełniania obowiązków prawnych, duńska reprezentacja VAT oferuje prostą i ekonomiczną alternatywę dla ustanowienia fizycznej obecności poprzez utworzenie oddziału lub spółki zależnej. W szczególności zagraniczna spółka, która wyznacza przedstawiciela podatkowego w Danii, jest zwolniona z płacenia podatku od osób prawnych w tym kraju.
Przypisanie obowiązków VAT do przedstawiciela podatkowego w Danii
Przypisanie obowiązków w zakresie podatku VAT przedstawicielowi podatkowemu w Danii ma kluczowe znaczenie dla lepszej ochrony działalności, zminimalizowania obciążeń administracyjnych firmy i skutecznego zarządzania ryzykiem podatkowym w kraju.
Powszechną praktyką stosowaną przez firmy, zwłaszcza zagraniczne, jest delegowanie obowiązków związanych z podatkiem VAT na przedstawiciela podatkowego, gdy działają one w kraju, w którym nie są fizycznie obecne lub nie rozumieją lokalnych przepisów dotyczących podatku VAT.
Obowiązki w zakresie podatku VAT, które są najczęściej powierzane przedstawicielowi podatkowemu, obejmują następujące kwestie:
- Rejestracja VAT: Zarządzanie procesem rejestracji do podatku VAT w odpowiedniej jurysdykcji.
- Deklaracje VAT: Przygotowywanie i składanie okresowych deklaracji VAT do organów podatkowych.
- Płatności VAT: Zapewnienie terminowego dokonywania płatności podatku VAT.
- Zgodność fakturowania: Weryfikacja zgodności faktur z lokalnymi przepisami dotyczącymi podatku VAT.
- Prowadzenie dokumentacji: Prowadzenie dokładnej ewidencji i dokumentacji związanej z podatkiem VAT.
- Komunikacja z organami podatkowymi: Pełnienie roli głównej osoby kontaktowej w przypadku zapytań i audytów związanych z podatkami.
- Zwroty podatku VAT: Nadzorowanie procesu odzyskiwania podatku VAT od kwalifikujących się wydatków.
- Cła i import VAT: Zarządzanie importowym podatkiem VAT i opłatami celnymi, w tym stosowanie mechanizmu odwrotnego obciążenia w stosownych przypadkach.
- Bieżąca zgodność z przepisami: Śledzenie zmian w przepisach dotyczących podatku VAT w celu zapewnienia ciągłej zgodności.
Przepisy dotyczące wewnątrzwspólnotowego i duńskiego podatku VAT są złożone i podlegają częstym zmianom. Wymogi dotyczące deklaracji pojawiają się regularnie i różnią się częstotliwością. Nieprzestrzeganie przepisów, opóźnienia i błędy w ocenie przepływów pieniężnych mogą szybko doprowadzić do znacznych kar finansowych.
Aby uniknąć niepotrzebnego ryzyka i stresu, warto rozważyć powierzenie zarządzania obowiązkami w zakresie podatku VAT profesjonalistom.
Zalety posiadania przedstawiciela podatkowego w Danii
W Danii reprezentacja podatkowa zapewnia korzyści wykraczające poza samą rejestrację zagranicznego dostawcy. Koncentruje się ono głównie na zmniejszeniu obciążenia związanego z zarządzaniem podatkiem VAT podczas importu, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów administracyjnych dla zagranicznego dostawcy.
Działając jako pełnomocnik zagranicznego dostawcy, duński przedstawiciel podatkowy zapewnia, że jego prawa i obowiązki są przestrzegane. Zatrudnienie przedstawiciela VAT może prowadzić do obniżenia kosztów i szybszej dostawy do europejskich klientów, wraz z wieloma innymi korzyściami. Ponadto przedstawiciel przejmuje odpowiedzialność i częściową odpowiedzialność za podatek VAT związany z przepływem towarów.
Jako firma zagraniczna możesz skorzystać z mechanizmu odwrotnego obciążenia w imporcie, wyznaczając przedstawiciela podatkowego. Niemniej jednak pozostajesz odpowiedzialny za własne zobowiązania podatkowe. Wybierając przedstawiciela podatkowego, możesz powierzyć mu odpowiedzialność za wypełnienie tych obowiązków w Twoim imieniu.
Podstawowe korzyści wynikające z przedstawicielstwa podatkowego są następujące:
- Może prowadzić do obniżenia kosztów i skrócenia czasu dostawy dla klientów europejskich.
- Przedstawiciel przejmuje odpowiedzialność i częściową odpowiedzialność za podatek VAT.
- Działając w imieniu zagranicznego dostawcy, przedstawiciel fiskalny zarządza sprawami związanymi z podatkami.
- Pomaga zmniejszyć obciążenie związane z obsługą podatku VAT podczas importu i ogranicza zadania administracyjne.