Przesyłanie faktur do zaksięgowania to jeden z ważniejszych obowiązków firm związanych z księgowością. Najczęściej praktykuje się przesyłanie comiesięczne, ale część firm (szczególnie małych) przesyła faktury co trzy miesiące. Jest kilka sposobów na przesłanie faktur do zaksięgowania. Najprostszym i najczęściej wybieranym sposobem jest skanowanie faktur i przesyłanie ich bezpośrednio do systemu księgowego za pomocą aplikacji lub wysyłając je bezpośrednio do systemu księgowego.
Do systemu muszą zostać przesłane następujące typy dokumentów:
1. Faktury sprzedaży, koniecznie w formacie PDF.Jeśli wystawiałeś faktury sprzedaży za pomocą systemu księgowego e-conomic, nie musisz przesyłać swojemu księgowemu faktur sprzedaży, ponieważ ma do nich dostęp.
2. Faktury dostawców – wystawione na firmę, a nie na nazwisko.
3. Rachunki za mniejsze zakupy, których dokonałeś w sklepach, na stacjach benzynowych itp. i nie otrzymałeś faktury od dostawcy. Z reguły zawsze trzeba otrzymać fakturę na wszystkie koszty, ale SKAT zazwyczaj przyjmuje paragony (limit około 700 DKK). Jeśli nie ma możliwości otrzymania faktury, dokonaj płatności za zakup firmową kartą kredytową, aby udokumentować płatność na wyciągu bankowym.
4. Wyciąg bankowy, który pokazuje wszystkie transakcje na koncie bankowym (depozyty i płatności).
5. Raport kasowy – muszą go przedstawić firmy, którym klienci płacą gotówką. Różnica między firmami otrzymującymi gotówkę, a tymi, które jej nie otrzymują polega na tym, że po otrzymaniu gotówki od klientów trzeba sporządzać dzienny raport gotówkowy. Raport kasowy pokazuje, ile pieniędzy miałeś rano w kasie w godzinach otwarcia i ile pieniędzy pozostało w kasie w godzinach zamknięcia.
Najszybszym sposobem przesyłania faktur do zaksięgowania jest pobranie aplikacji i za jej pośrednictwem zrobienie zdjęcia faktur, a następnie przesłanie ich bezpośrednio do systemu księgowego. Takie aplikacje oferują np. e-conomic, Dinero czy Billy’s Billing.Jeśli wolisz przesyłać faktury pocztą do systemu księgowego, można to zrobić za pośrednictwem e-conomic, korzystając ze specjalnego adresu e-mail. Faktury można także dostarczyć pocztą tradycyjną lub osobiście do księgowego.
