Raport kasowy ma na celu udokumentowanie stanu gotówki, które znajduje się w kasie rano i wieczorem. Warto wiedzieć, że nie powinien on być mylony z raportem sprzedaży, który jest drukowany z kasy. Niewypełnianie codziennych raportów kasowych może nieść za sobą wiele konsekwencji. W przypadku kontroli podatkowej z urzędu skarbowego, brak raportów kasowych może spowodować odrzucenie całej księgowości i ponowne oszacowanie całej sprzedaży. Co ważne, w zależności od firmy, można wybrać przedział zgłaszania sprzedaży. Jednak większość, a zwłaszcza właściciele sklepów, sporządzają raporty kasowe codziennie.
Jak więc utworzyć prawidłowy raport kasowy?
1. Każdego dnia rano trzeba wpisać w rejestrze kwotę, z którą firma zaczyna dzień (rubryka „gotówka na początku dnia”.
2. Po całym dniu pracy, trzeba zebrać całą dokumentację transakcji gotówkowych, czyli rachunki z całego dnia od klientów, ale też od dostawców. Umożliwi to udokumentowanie dziennego przepływu środków pieniężnych.
3. Po całym dniu roboczym trzeba także obliczyć sprzedaż (a kwotę wpisać w rubryce „przychód”). Co ważne, czasem przychód pochodzi z transakcji gotówkowych i z transakcji kartą kredytową. Jeśli więc masz 2 tys. DKK w sprzedaży kartą oraz 3 tys. DKK w sprzedaży gotówką, to kwotą przychodu będzie 5 tysięcy DKK.
W tym miejscu należy również uwzględnić wszelkie inne środki pieniężne. Mowa tutaj np. o prywatnych środkach, które dostarczyłeś do kasy, dnia kiedy nie miałeś wystarczającej sprzedaży i musiałeś zapłacić klientowi. Takie środki również trzeba uwzględnić w rubryce przychodu – napisać „wpłacone ze środków prywatnych”i podać kwotę.
4. Kwota przychodu musi zostać pomniejszona o kwotę sprzedaży kartą kredytową. W następnym wierszu trzeba zadeklarować kwotę, która znalazła się w banku. Dokument którego używamy w tym celu nazywa się sumą transakcji, która jest drukowana z automatu do obsługi kart kredytowych w celu przelania pieniędzy do banku.
5. Następnie trzeba opisać wszystkie wydatki gotówkowe, np. zakupy w supermarkecie (uwzględnij je tylko jeśli płaciłeś gotówką). Większe koszty (media, czynsz, rachunek za telefon, rzeczy, które płacisz w banku internetowym) nie są częścią raportu kasowego. Co ważne, należy wymienić tylko przedmioty opłacone gotówką, a nie te opłacone za pośrednictwem karty kredytowej.
6. Obliczenie sumy gotówki, która znajduje się na koniec dnia w kasie jest stosunkowo proste. Do sumy porannej dolicz wpływy gotówkowe, a od całej kwoty odejmij pokwitowane wydatki. Sumę, która wyjdzie, wpisz do rubryki „gotówka wieczorem”.
7. Dla urzędu skarbowego ważne jest, aby udowodnić faktyczne posiadanie pieniędzy w kasie, więc trzeba je policzyć ręcznie, a następnie zapisać na kartce lub w arkuszu kalkulacyjnym (z wyszczególnieniem liczby banknotów 100 DKK, 50 DKK itp.).
8. W każdej firmie trafia się sytuacja wystąpienia różnic gotówkowych. Jeśli masz różnicę kasową, w pierwszym wierszu jutrzejszego raportu kasowego wpisujesz „różnica kasowa z wczoraj”. Następnego ranka kiedy otworzysz raport kasowy, w rubryce „gotówka rano” wyświetli się np. 2 tysiące DKK, a w pierwszym wierszu pod „różnice gotówkowe z wczoraj” w kolumnie przychodzącej pojawi się np. 10 DKK, więc zaczniesz dzień z 2,010 DKK w kasie. Trzeba to rzetelnie rozliczać, ponieważ raport kasowy i arkusz kalkulacyjny używany do obliczania fizycznej gotówki stanowią część księgowości i należy je przesyłać wraz ze wszystkimi fakturami i sprzedażą.
