1. Ustalenie nazwy firmy – nazwa powinna kończyć się na „ApS”, co w języku duńskim jest skrótem „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. W Duńskim Rejestrze działalności trzeba także sprawdzić, czy nazwa firmy nie jest już używana.
2. Określenie adresu firmy – adres firmy musi znajdować się na terytorium Danii. Można zarejestrować się wirtualnym adresem, np. regus.dk, kontorservice.dk, symbion.dk, virtuelt-kontor.dk czy turbino.dk. Użycie prywatnego adresu jako adresu firmy jest akceptowane, ale nie jest oficjalnie dozwolone.
3. Ustalenie kierownictwa i akcjonariuszy firmy –przepisy unijne obligują spółki do identyfikacji akcjonariuszy będących właścicielami lub kontrolujących 25% firmy. W duńskiej spółce ApS mogą to być: osoby niebędące rezydentami, osoby będące rezydentami, firmy będące nierezydentami oraz firmy będące rezydentami. W każdym w tych przypadków trzeba dostarczyć do urzędu inne informacje.
W przypadku osób będących rezydentami Danii trzeba dostarczyć:
– dane osobowe oraz duński adres,
– paszport,
– żółta duńska karta ubezpieczenia zdrowotnego.
W przypadku osób, które nie są rezydentami muszą zostać dostarczone:
– dane osobowe oraz adres,
– skan paszportu,
– numer dowodu osobistego i numer NIP,
– rachunek za media lub wyciąg z prywatnego banku zawierający imię i nazwisko osoby oraz adres prywatny (w celu potwierdzenia zamieszkania w Danii).
Z kolei, firmy niebędące rezydentami Danii muszą okazać wypis spółki z lokalnego organu biznesowego (maksymalnie sprzed trzech miesięcy), aktualny statut,rejestr własności,identyfikator akcjonariuszy i zarządu. Co ważne, wszystkie dokumenty firmowe powinny być przetłumaczone na język angielski.
Firmy będące rezydentami muszą dostarczyć wyciąg firmowy z Duńskiego Urzędu ds. Przedsiębiorstw,rejestr własności,statut (Memorandum of Incorporation) oraz identyfikator akcjonariuszy i zarządu.
4. Wybór zarządu – ApS może mieć jednego lub więcej dyrektorów zarządzających, nie muszą oni być mieszkańcami Danii. Jeśli firma będzie miała więcej niż jednego dyrektora, musimy również wiedzieć, czy jeden dyrektor może podpisać się w imieniu firmy, czy też podpis muszą złożyć wszyscy dyrektorzy.
5.Wybór rady nadzorczej – zasadniczo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie potrzebuje Rady, ale można ją wybrać i zrobić listę członków.
6. Stworzenie dziennika własności – ApS może mieć jednego lub więcej właścicieli (osoby fizyczne lub firmy). Nazywa się ich akcjonariuszami.Spółka ma obowiązek prowadzenia dziennika własności, w którym znajdą siętakie informacje jakdane akcjonariuszy, ilość akcji oraz wartość nominalna akcji posiadanych przez każdego akcjonariusza w DKK.
7. Określenie daty rozpoczęcia działalności – warto pamiętać, aby data pokrywała się z rozpoczęciem wydatków lub sprzedaży.
8. Rejestracja jako pracodawca – jest to obowiązkowe jeśli firma planuje zatrudniać pracowników.
9. Rejestracja jako płatnik VAT– jest to obowiązkowe jeśli przewiduje się, że roczny przychód (sprzedaż) przekroczy 50 tysięcy DKK. Jeśli Twoje przychody są mniejsze możesz poczekać z rejestracją VAT, ale wtedy nie ma możliwości ubiegania się o zwrot podatku VAT.
10.Rejestracja importu – jeśli firma chce importować towary, trzeba zarejestrować firmę do importu. Po zarejestrowaniu firma otrzyma numer rejestracyjny EORI, który jest używany w UE do identyfikacji importerów. Trzeba także określić, w jaki sposób przedsiębiorstwo będzie płacić cła importowe.
11. Rejestracja eksportu – jeśli firma jest zarejestrowana jako importer rozsądnie jest zarejestrować się jako eksporter na wypadek konieczności zwrotu towarów, ponieważ jest to uważane za eksport.
12. Opis działalności firmy –musi to być precyzyjny opis działań, w jakie firma będzie się angażować. Na jego podstawie trzeba znaleźć pasujący 6-cyfrowy kod aktywności.
13. Określenie roku podatkowego – zazwyczaj rok rozliczeniowi pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
14. Wpłata kapitału początkowego – kapitał w przypadku ApS wynosi 40 tysięcy koron duńskich. Wymagany kapitał założycielski ApS przekazywany jest na rachunek bankowy prawnika w celu weryfikacji. Adwokat odliczy wówczas swoje honorarium (1 295 DKK + VAT) oraz honorarium dla rządu (670 DKK) od początkowego kapitału własnego.Pozostała kwota 37.711,25 DKK zostanie przelana na nowe konto bankowe firmy. Następnie wykorzystać pozostały kapitał zakładowy na prowadzenie działalności.
15. Audyt – nie wymagają go małe duńskie firmy, jeśli w ciągu pierwszego roku nie przekraczają dwóch z poniższych limitów: 8 mln DKK w przychodach, 4 mln DKK w aktywach ogółem, dwóch pracowników (średnio). Później firma będzie potrzebować audytu tylko wtedy, gdy 2 z tych 3 limitów zostaną przekroczone w ciągu dwóch równoległych lat podatkowych. Pomimo tych zasad, niezależnie od tego, możesz zdecydować się na audyt (nie jest zalecany małym firmom, ponieważ jest bardzo kosztowny).
